Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez avoir souscrit à un Plan Pro minimum. La fonctionnalité "procédure personnalisée" est nécessaire.
Avec TheAssistant, vous avez la possibilité de mettre vos tâches récurrentes en pilotage automatique !
Quelques rappels sur la différence entre préférences et procédures :
1. Les préférences : Ce sont les informations que vous partagez progressivement avec votre avatar. Elles lui permettent d’optimiser la gestion de vos futures demandes (par exemple, vos préférences de voyage).
2. Les procédures : Ce sont des ensembles de tâches spécifiques que vous partagez avec votre avatar pour la réalisation d’une mission propre à votre activité. Votre avatar s’adapte à vos outils (nous en maîtrisons plus de 500). Certaines tâches peuvent inclure des appels téléphoniques, etc.
Comment mettre en place une procédure personnalisée ?
Si votre procédure est déjà bien définie, vous pouvez simplement la partager avec votre avatar sous forme de texte. Cela permettra à l’avatar de l'intégrer rapidement à notre outil de gestion de procédures.
Pour une intégration rapide, nous recommandons de fournir la procédure sous un format texte clair, par exemple :
Procédure - Suivi mensuel BHS
Contexte : Lena souhaite que nous mettions à jour le tableau de suivi des temps BHS.
Récurrence : le 1 de chaque mois
Déclenchement : Automatique
PROCÉDURE à suivre
A - Synthèse mensuelle
1. Ouvrir le Suivi temps BHS
2. Aller sur l’onglet “Synthèse mensuelle”
3. Vérifier les informations du mois précédent (rempli automatiquement)
Attention : des formules ont été ajoutées afin que les informations se remplissent automatiquement, mais il peut y avoir un bug donc à vérifier.
4. Télécharger le tableau en version Excel
5. Envoyer la confirmation à Léa que le tableau a bien été mis à jour avec le lien Google Sheet ainsi que la version Excel en pièce jointe.
6. Fermer la tâche
Note : Vous pouvez aussi envoyer des formats vidéo (Loom, Scribe, etc.).
Suis-je décompter en action pour la mise en place de mes procédures ?
Oui, le nombre d’actions nécessaires pour mettre en place une procédure peut varier en fonction du format fourni et du travail supplémentaire que l’avatar devra effectuer pour traiter l’information.
Comment faire si je ne suis pas sure de ma procédure ou si je ne la maitrise pas complètement ?
Si la procédure n’est pas encore bien définie ou si vous avez besoin d'aide pour la structurer, nous pouvons vous mettre en contact avec un Process Manager. Son intervention peut entrainer des coûts supplémentaires en fonction du plan souscrit.
Vous pouvez en discuter avec votre Account Manager ou contacter le support si vous souhaitez en savoir plus ([email protected]).
Dans certaines situations, l'avatar peut transmettre directement l'information à votre Account Manager si la procédure est jugée trop imprécise pour être intégrée. Une solution adaptée vous sera alors proposée.